Správa obchodních aktivit a péče o klienty vyžaduje absolutní přehled a bezchybnou organizaci času. Obchodníci a manažeři se však často potýkají s informační roztříštěností – na jedné straně CRM systém jako centrální databáze klientů a obchodních případů, na straně druhé oddělený kalendář (Google nebo Microsoft) pro samotné plánování.
Manuální přepisování schůzek, dvojí zadávání údajů a neustálé přepínání mezi aplikacemi je nejen neefektivní, ale je především zdrojem zbytečných chyb. Cílem moderního řízení vztahů se zákazníky je tuto bariéru odstranit a vytvořit jednotné pracovní prostředí. Klíčem je nativní propojení CRM systému s kalendářovými službami.
Proč je izolovaný kalendář brzdou efektivity?
Pokud kalendář a CRM "nevědí" jeden o druhém, obchodní tým čelí několika zásadním problémům:
-
Ztráta kontextu: V kalendáři vidíte název schůzky, ale chybí vám okamžitá vazba na historii klienta, rozjednané obchodní případy nebo poslední komunikaci, která je uložena v CRM.
-
Manuální administrativa: Každou schůzku domluvenou po telefonu či e-mailu musíte ručně vytvořit v kalendáři a následně (v horším případě) ještě jednou v CRM, aby o ní věděli kolegové.
-
Vysoká chybovost: Při ručním přepisu snadno dojde k překlepu v adrese, čase nebo jméně kontaktní osoby.
-
Neaktuální data: Obchodník si změní schůzku v mobilním kalendáři, ale zapomene ji aktualizovat v CRM. Manažer tak při pohledu do systému vidí neplatné údaje.
Řešením těchto problémů je plnohodnotná, ideálně obousměrná synchronizace.
Princip obousměrné synchronizace (CRM, Google, Microsoft)
Moderní systémy, jako je Bohemia CRM Professional, neřeší plánování pouhým exportem. Nabízejí přímé napojení na kalendářové služby Google (G Suite / Google Workspace) a Microsoft (Outlook / Exchange / Microsoft 365).
Obousměrná synchronizace (two-way sync) funguje na principu automatického přenosu dat v obou směrech:
-
Z CRM do kalendáře: Vytvoříte-li schůzku, úkol nebo telefonát v rozhraní CRM (například přímo na kartě klienta), systém tuto událost automaticky propíše do vašeho připojeného kalendáře Google nebo Outlook.
-
Z kalendáře do CRM: Naopak, pokud jste na cestách a přidáte si událost do kalendáře v mobilním telefonu (který je synchronizován s Googlem/MS), tato událost se přenese zpět do CRM a správně se napáruje ke kontaktu či firmě, pokud jsou data shodná.
Díky tomu má celý tým k dispozici vždy aktuální data, bez ohledu na to, jaké zařízení či aplikaci právě používá.
Plánování na jedno kliknutí: Z obchodního případu přímo do kalendáře
Skutečná síla integrace se neprojeví jen v synchronizaci, ale v optimalizaci pracovních procesů (workflows). Schopnost naplánovat schůzku "na jedno kliknutí" je přesně tou funkcí, která šetří drahocenné minuty.
Jak vypadá proces v praxi (v kontextu Bohemia CRM):
Představte si běžnou situaci: Obchodník má v CRM otevřený Obchodní případ (např. "Poptávka na nový e-shop") u konkrétního klienta. Právě dokončil telefonát a potřebuje si s klientem domluvit navazující prezentaci.
-
Akce v CRM: Místo aby otevíral novou záložku s kalendářem, přímo na kartě obchodního případu klikne na tlačítko pro vytvoření nové aktivity (např. "Naplánovat schůzku").
-
Předvyplněná data: Systém CRM automaticky otevře dialogové okno pro novou událost. Díky kontextu, ve kterém se obchodník nachází, jsou již předvyplněné klíčové údaje:
-
Subjekt/Předmět: Název obchodního případu nebo klienta.
-
Účastníci: Kontaktní osoba, se kterou je případ řešen.
-
Propojení (Vazba): Událost je automaticky svázána s daným obchodním případem a firmou.
-
-
Výběr času a uložení: Obchodník pouze doplní datum a čas (případně místo konání či odkaz na online meeting) a záznam uloží.
-
Okamžitá synchronizace: V ten samý okamžik se schůzka automaticky objeví v jeho kalendáři Google nebo Outlook, včetně všech poznámek a kontextuálních vazeb.
Tímto postupem odpadá jakékoliv duplicitní zadávání. Obchodník zůstává v jednom systému, šetří čas a minimalizuje riziko, že by na záznam zapomněl.
Výhody propojeného kalendáře v kostce
Integrace CRM a kalendáře není pouze technickým "vylepšením", ale strategickou změnou v řízení času a obchodních procesů.
-
Jednotná platforma: Všechny schůzky, úkoly, telefonáty a historie klienta jsou dostupné z jednoho místa.
-
Přehled pro manažery: Vedoucí týmu vidí reálnou aktivitu svých lidí přímo v CRM, aniž by museli nahlížet do jejich soukromých kalendářů.
-
Automatizace úkolování: Pracovní procesy (workflows) v CRM mohou na základě událostí v kalendáři automaticky vytvářet navazující úkoly (např. "Po uskutečněné schůzce vytvoř úkol: Zpracovat zápis").
-
Mobilita: Díky synchronizaci mají obchodníci v terénu přes svůj mobilní kalendář přístup k aktuálním plánům, které jsou zároveň propsány do centrálního systému.
Investice do CRM systému, který nativně podporuje synchronizaci s klíčovými kalendářovými službami, se tak rychle vrací v podobě ušetřeného administrativního času, který může obchodní tým věnovat tomu nejdůležitějšímu – klientům.